滞納発生から督促状発送までの手順
入居者が保証会社に入らず、連帯保証人で契約するケースもあると思います。保証会社に入っていないときは賃貸経営をする上で、必ず覚えておくべきことがあります。それは家賃滞納が発生したときの対処法です。今は昔と比べて正社員から非正規社員になったりするケースもあり、家賃滞納も比較的発生しやすい状況にあります。
そこで今回は万が一家賃滞納が発生したときに、所有者としてとるべきスキームについて解説したいと思います。
ステップ１：契約者の携帯電話へ直接連絡
まず第一のステップは、契約者への電話連絡です。こでのポイントは、賃貸契約書の約定日を一日でも過ぎたら、すぐにでも契約者へ連絡することです。管理会社が入っている場合は、管理会社に行ってもらいます。
ちょっと厳しいようにも感じるかもしれませんが、そうすることで契約者に対して「家賃支払い日の重要性」を強く理解させることができるのです。この滞納発生後の初動対応次第で、以後の滞納率は格段に変わってきます。
もう一つのポイントは、必ず入居者ではなく「契約者」に連絡することです。契約者と入居者が同じであれば問題ありませんが、親が契約して学生が住んでいる場合は、必ず契約者である親に連絡しましょう。家賃支払い義務があるのは、あくまで「契約者」なのです。
ステップ２：連帯保証人に直接連絡
もしも契約者が電話に出ない場合は、その翌日位を目処に連帯保証人へ連絡しましょう。そもそも連帯保証人は、契約者と同時並行的に督促しても何ら問題ありません。
ただの「保証人」とは違い「連帯保証人」の場合は、「まずは契約者に督促してみてください」と言う権利はないのです。ですから、家賃滞納が発生して本人に連絡がとれない場合は、できる限り早めに連帯保証人にも連絡しましょう。
ステップ３：現地確認
どちらの手段でも連絡がとれない場合は、必ず物件の現地まで確認に行きましょう。特にワンルームの場合は「孤独死」のリスクがあります。一人暮らしの方が室内において心臓発作などで突然死するケースは、決して少なくないのです。
このような場合、発見が遅れると本人やその家族にとって非常に悲しい結果となるほか、物件自体が被るダメージも非常に大きくなります。そのため、電話による連絡がつかない場合は、必ず現地を確認に行きましょう。
なおこの際、勝手に部屋のカギを開けてはいけません。まずはインターホンを鳴らして本人を呼び出してみましょう。中で動いている様子があれば、ひとまず安心です。どうしても出てこなければ、焦らずその日は立ち去りましょう。万が一人の気配がなく、かつ、妙な臭気がする場合は、その場で警察へ連絡しましょう。
ステップ４：督促状の発送
上記ステップを踏んでも家賃の支払いが無い場合は、書面で督促状を発送しましょう。なお、この際はできる限り「内容証明郵便」によって発送するようにしましょう。内容証明郵便とは、一般的な郵便とは違い次の２つの項目について証明する能力を持っている郵便のことです。
①送付した文書の内容
どのような内容の文書を、誰から誰にいつ送付したのかを郵便局が証明してくれます。これを家賃の督促状に置き換えると、大家から契約者にいつ督促状を送付したのかを郵便局が証明してくれるのです。
②到達
契約者に対してその督促状が「到達」したことが証明できます。なお、このサービスを受けるには別途「配達証明」のオプションサービスを利用する必要があります。
内容証明郵便で督促状を発送することで、契約者がそれを万が一受け取らなくても、法的には本人に「到達」したことになりますので、万が一訴訟になったときにも有利になります。また、内容証明郵便で送付することで、相手にプレッシャーをかけることができますので、より回収率が高まるのです。
内容証明郵便を書く際の２つの注意点
自分で内容証明郵便を書く際には、２つの点を注意しましょう。ここからは、なるべくなら、弁護士や管理会社主導で対応してもらう方が良いでしょう。
①様式に注意する
内容証明郵便は、通常の手紙とは違い「字数」と「行数」に次のような制限があります。
縦書きの場合：１行２０字以内、１枚２６行以内
横書きの場合：１行２０字以内、１枚２６行以内／１行１３字以内、１枚４０行以内／１行２６字以内、１枚２０行以内のいずれか
また、字数のカウントの仕方も独特ですので、事前に郵便局のホームページで確認しておきましょう。１文字でもオーバーすると発送できませんので十分注意してください。
②：必須記載事項
督促状を作成する際には、最低限次の点については必ず記載しましょう。
・滞納家賃額：今現在滞納している家賃の総額とその内訳を記載します。
・利息：滞納発生から本書送付日までの利息を記載します。契約書に利息の定めが無い場合は年５％で計算しましょう。利息はその金額の多寡ではなく、請求すること自体に意味があります。
・最終支払い期限：本書到達後１週間程度が目安となります。
・振込先：契約書にも記載があるはずですが、督促状を出す場合は速やかに振り込んでもらえるよう、必ず振込先を記載しましょう。
・法的措置の予告：最終支払い期日までに入金が確認できない場合は、法的措置を講ずる旨を申し添えましょう。これで相手にプレッシャーを与える事ができます。
まとめ
・万が一家賃滞納が発生したら、上記手順のように、迅速に対処するよう心がけましょう。
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